Checklist à dérouler avant la télédéclaration de vos cantines

Vous entrez dans la préparation de la télédéclaration ma-cantine pour l’année civile écoulée. Objectif: sécuriser le périmètre, rassembler les pièces, passer huit contrôles de cohérence, consolider les sites, valider en interne et archiver pour être serein en contrôle comme en réunion.

Cadre juridique: l’article L. 230-5-1 du code rural et de la pêche maritime fixe les seuils en valeur HT, 50 pour cent dont au moins 20 pour cent de produits issus de l’agriculture biologique. La plateforme de télédéclaration ma-cantine du ministère chargé de l’agriculture publie ensuite les données en accès public. Cette checklist vous guide pas à pas.

Avant tout: verrouiller le périmètre déclaré

La liste des sites et leur rattachement à une cuisine productrice

Figez la liste exacte des restaurants scolaires télédéclarés: écoles élémentaires, maternelles, collèges si la compétence a été transférée, accueils périscolaires desservis par la cuisine centrale en gestion directe. Pour chaque site, précisez la livraison en liaison chaude, en liaison froide, ou la cuisson sur place. Ce rattachement évite les doubles comptes et fixe qui consolide quoi.

Établissez la cartographie des cuisines productrices et des sites servis, en tenant compte des satellites, des repas livrés à d’autres collectivités et des retours éventuels. Si une cuisine municipale dessert plusieurs communes au sein d’un syndicat intercommunal ou d’une communauté de communes exerçant la compétence scolaire ou périscolaire, identifiez l’entité qui porte la déclaration et celles qui sortent du périmètre. Cette étape précède toute saisie.

Les changements survenus en cours d’année

Inventoriez tout évènement affectant le périmètre: ouverture ou fermeture d’un site, travaux avec arrêt de production, transfert de compétence en cours d’année, changement de prestataire de livraison, mutualisation ou fin de mutualisation d’une cuisine centrale. Ces situations doivent être signalées en amont.

Consignez les dates d’effet, les contrats et l’impact sur les volumes servis. Notez déjà les cessions ou refacturations internes de repas entre cuisines de la même entité: elles seront neutralisées à la consolidation. Cette traçabilité évite les corrections tardives.

Les pièces à réunir, par fournisseur

Factures, avoirs et relevés de l’année civile complète

Rassemblez toutes les factures et avoirs datés sur l’année considérée, pour chaque fournisseur: grossistes alimentaires, boulangers, bouchers, primeurs, laiteries, pêche, et producteurs locaux en achat de gré à gré sous le seuil de 40 000 euros HT. Incluez les bons de livraison lorsque la facture est globale pour valider la nature et la quantité des références.

Ajoutez les pièces issues de votre chaîne de paiement public: mandat administratif, bordereaux et relevés de transmission dans Chorus Pro, surtout pour les factures de fin d’année. Ventilez les avoirs en valeur HT dans la famille de classement concernée, sans les déduire du total global de l’année, afin de préserver l’exactitude des numérateurs EGalim.

Certificats et attestations qui fondent le classement

Pour chaque ligne comptée en achats durables et de qualité, conservez le justificatif: certificat biologique à jour, attestation Label Rouge, preuve d’AOP ou d’IGP, mentions fermier, pêche durable, HVE lorsque le produit ou la filière s’y prête. Le justificatif doit couvrir la période d’achat et l’opérateur indiqué sur la facture.

Si le signe officiel de la qualité et de l’origine n’apparaît pas sur la facture, adossez le certificat au lot, à l’acheteur ou à la référence produit. L’exactitude du classement repose sur une piste d’audit ligne à ligne, essentielle en cas de contrôle. Pour un pas à pas sur la construction de ce fichier, voir le guide Reclasser les lignes de facture de vos cuisines en taux EGalim.

Les huit contrôles de cohérence à passer

Contrôles de montant et de période

Avant toute consolidation, vérifiez l’assiette d’achats et l’année civile pour éviter les écarts de dernière minute.

1. Rapprocher le total HT: additionnez factures moins avoirs et rapprochez du compte alimentation de la comptabilité pour l’année civile. Geste de correction: en cas d’écart, repérez les factures manquantes ou reportées et réintégrez-les au bon exercice.
2. Vérifier l’absence de doublons: contrôlez numéros de facture, dates et montants par fournisseur. Geste de correction: supprimez le doublon et annotez la source d’erreur.
3. Écarter les lignes non alimentaires: consignes, frais de livraison, location de bacs, petit matériel, contenants et produits d’entretien sortent de l’assiette. Geste de correction: recodez ces lignes hors périmètre EGalim.
4. Respecter la période: prenez toutes les pièces datées de l’année civile, sans inclure l’année précédente. Geste de correction: rebasculer les factures à la bonne année en cohérence comptable.

Contrôles de classement et de justificatif

Le calcul des taux HT dépend d’un classement exact et de justificatifs associés. Validez les quatre points suivants.

5. Justificatifs présents: pour chaque ligne classée en durable et de qualité, vérifiez l’attestation. Geste de correction: si la pièce manque ou n’est pas à jour, basculez la ligne en conventionnel jusqu’à réception.
6. Classement produit cohérent: n’incluez pas de produits non éligibles, par exemple une préparation sans signe officiel de la qualité. Geste de correction: recodez la référence au bon statut à partir des libellés et fiches techniques.
7. Ventilation par site exacte: une facture desservant deux sites doit être ventilée au prorata des quantités. Geste de correction: répartissez les montants HT sur chaque site pour préserver le suivi cantine par cantine.
8. Nombre de repas et coût matière plausibles: confrontez repas servis et total des achats, site par site. Geste de correction: si le coût matière par repas s’écarte fortement des ordres de grandeur habituels, recherchez une erreur d’imputation ou une omission d’achats.

Une fois ces huit contrôles passés, vous disposez d’une assiette stable par fournisseur et par site. Pour éviter les erreurs classiques qui coûtent des points de taux, voir Sept erreurs de télédéclaration qui coûtent des points de taux.

La consolidation multi-sites, dans le bon ordre

Additionner les valeurs, puis calculer les pourcentages

Figez les résultats de chaque site: total des achats, total des achats durables et de qualité, dont bio, en valeur HT sur l’année civile. Produisez un état trimestriel si vous documentez la trajectoire, mais calculez le taux annuel consolidé après neutralisations et additions intersites.

Ajoutez ensuite numérateurs et dénominateurs de l’entité: la somme des valeurs HT d’achats durables et de qualité constitue le numérateur consolidé; la somme de l’ensemble des achats HT, hors éléments exclus, le dénominateur. Calculez alors les pourcentages de l’entité, puis la part bio. Conservez la vue par site, attendue en réunion et en contrôle.

Neutraliser les cessions internes

Si une cuisine centrale a livré une autre cuisine de la même entité ou si des repas ont été refacturés en interne, neutralisez ces flux: ils ne doivent pas gonfler artificiellement les achats éligibles. Documentez la méthode: factures internes, volumes et prix de cession orientent le retrait de ces montants de l’assiette consolidée.

En multi-sites, un suivi mensuel limite les « découvertes » en janvier. Pour comparer les approches, voir Suivre le taux EGalim de plusieurs cuisines: trois méthodes comparées, utile pour documenter la trajectoire annuelle et préparer la campagne suivante.

Les validations et les livrables associés

Qui relit, qui valide, qui déclare

Formez la chaîne de validation: le responsable de la restauration relit l’assiette et le classement, consolide les sites et assemble le dossier. Le directeur général des services valide la cohérence comptable et l’exhaustivité des pièces. L’élu délégué reçoit une note de synthèse avec les taux, les écarts éventuels et les actions prévues. Fixez une date de bouclage interne quelques jours avant l’ouverture de la plateforme de télédéclaration ma-cantine du ministère chargé de l’agriculture.

Décidez qui saisit et qui conserve le jet de dépôt, pour éviter doublons et validations incomplètes. En multi-sites, écrivez la répartition des rôles: un seul déposant, un valideur, un référent par cuisine pour répondre aux questions et fournir les pièces manquantes.

L’affiche d’information des convives et la note pour l’assemblée

La campagne produit deux livrables attendus: l’affiche annuelle d’information des convives avec les taux de l’année civile écoulée, et une note de présentation pour l’assemblée délibérante. L’affiche respecte les exigences de clarté et d’accessibilité, rappelle le menu végétarien hebdomadaire et les recommandations GEMRCN sur vingt repas consécutifs. La note présente la trajectoire, les points d’attention et les leviers d’amélioration identifiés.

La publication en données ouvertes par la plateforme ma-cantine rend vos chiffres visibles et comparables à ceux des cantines voisines. Préparez un message d’accompagnement sur les écarts observés et les mesures prises, notamment en cas de changement de gamme en cours d’année.

Ce que l’on archive une fois la déclaration faite

Constituez un dossier d’archives exploitable. Il contient le fichier des achats classés ligne à ligne, avec libellé, quantité, montant HT, affectation par site et statut EGalim. Adossez à chaque ligne le justificatif utilisé, ou à défaut au niveau du lot ou du fournisseur avec période de validité.

Ajoutez une note de méthode qui explique vos règles de classement: traitement des avoirs, ventilation des factures multi-sites, gestion des lignes mixtes, preuve retenue pour chaque signe officiel de la qualité et de l’origine, méthode de neutralisation des cessions internes. Joignez la copie de la télédéclaration, la preuve du dépôt et l’affiche d’information des convives. Ce dossier, point de départ de la campagne suivante, documente vos choix et facilite les recyclages de références en cas de reconduction de marché.

En synthèse: une campagne bouclée sans rattrapage

Une télédéclaration fluide repose sur un périmètre verrouillé, des pièces exhaustives, huit contrôles sans exception, une consolidation qui neutralise les cessions internes et une chaîne de validation claire. Votre dossier d’archives devient un outil de pilotage, pas un simple carton à ranger. Pour un exemple concret de redressement en cours d’année, lisez Six cuisines à 22 pour cent en mars: le récit d’un redressement. Si vous souhaitez fiabiliser le suivi mensuel et sortir la télédéclaration de toutes vos cuisines en une seule soirée, voyez le suivi multi-sites des taux EGalim dans Cantiline.