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La checklist de rentrée, 25 points pour tenir le taux dès septembre
Cette checklist se déroule entre la prérentrée et la première facture de septembre, au moment où tout est encore possible. Elle rassemble les vingt cinq points que nous calons avec chaque service multi-sites à la mise en service : le périmètre, les sources de pièces, les règles de reclassement, le relevé mensuel et la préparation du contrôle. Elle est écrite pour la gestion directe, du syndicat scolaire à la cuisine centrale municipale.
Vous repartez avec la liste exacte de ce qu’il faut caler avant la première facture de septembre pour ne plus découvrir votre taux en janvier.
1. Poser le périmètre avant la première commande
- Lister les sites servis avec leurs effectifs et leurs jours de service.
- Lister les cuisines qui achètent, séparément des écoles qui sont livrées.
- Écrire la clé de répartition des repas entre cuisine centrale et satellites.
- Vérifier que l’entité déclarante correspond bien à la personne morale qui transmet.
- Noter le taux transmis lors de la dernière campagne, site par site, comme point de départ.
2. Brancher les sources de pièces d’achat
- Recenser tous les fournisseurs de l’exercice, grossistes et producteurs du territoire compris.
- Demander à chaque grossiste l’accès à son portail et son export de commande.
- Ouvrir une adresse de collecte dédiée à chaque cuisine et la communiquer aux fournisseurs.
- Organiser le scan des bordereaux papier dès la livraison, jamais en fin d’exercice.
- Recouper une première fois les totaux fournisseurs avec les mandats de la comptabilité.
3. Fixer les règles de reclassement une fois pour toutes
- Écrire la règle de non cumul appliquée aux produits portant plusieurs mentions.
- Décider du traitement des lignes de transport, d’emballage et de consigne.
- Trancher le sort des achats de dépannage et des livraisons non commandées.
- Demander leurs attestations aux fournisseurs dont le libellé ne porte pas la mention.
- Conserver la décision prise pour chaque référence, afin de ne pas la reprendre en janvier.
4. Installer le relevé mensuel du taux
- Fixer une date mensuelle de dépôt des pièces, la même pour toutes les cuisines.
- Publier chaque mois le taux en valeur hors taxes par cuisine, seuil de 50 et sous seuil de 20.
- Comparer au même mois de l’exercice précédent, famille de produits par famille.
- Déclencher une revue dès qu’une cuisine décroche de la trajectoire annuelle.
- Tenir un classement interne des cuisines par taux, par coût matière et par écart au seuil.
5. Préparer la campagne et le contrôle
- Chiffrer les substitutions retenues en points de taux et en centimes par repas.
- Vérifier la présence du menu végétarien hebdomadaire sur le cycle en cours.
- Contrôler le plan alimentaire sur vingt repas consécutifs, semaines de vacances neutralisées.
- Préparer l’affiche d’information des convives et la note de synthèse pour le conseil.
- Exporter le dossier de contrôle avec le justificatif rattaché à chaque ligne retenue.
Recevoir les vingt cinq points en PDF
Une adresse professionnelle suffit. Vous recevez la checklist, puis plus rien : pas de lettre d’information automatique, pas de relance commerciale programmée, aucune transmission à un tiers. Si vous voulez aller plus loin, vous nous écrivez, et c’est la personne qui suivrait votre dossier qui répond.
Ce qui se passe après l’envoi
- Vous recevez la checklist en PDF dans les minutes qui suivent, en une seule fois.
- Nous joignons le modèle de délibération et le bon de commande type utilisés par les collectivités déjà abonnées.
- Si vous le souhaitez, nous regardons ensemble trois de vos factures réelles au cours d’une démonstration de quarante cinq minutes.
Les ressources des services qui déclarent pour plusieurs cantines
Pour voir ce que donnent vos propres factures, demandez une démonstration : nous déposons trois de vos pièces réelles, l’extraction se fait ligne à ligne devant vous, et vous repartez avec le relevé de taux de la cuisine concernée et un extrait de plan de substitution chiffré en centimes par repas.