Comparatif
Cantiline ou le tableur de suivi partagé, que choisir
Presque tous les services que nous rencontrons ont commencé par un tableur : un onglet par cuisine, une colonne pour le montant hors taxes, une autre pour la mention de qualité, et une formule de pourcentage en bas. Ce fichier fait très bien son travail tant qu’il reste alimenté. La question n’est donc pas de savoir s’il est capable de calculer un taux, mais qui recopie les lignes de facture, à quelle fréquence, et ce qui reste le jour du contrôle.
Le comparatif poste par poste
| Critère | Cantiline | le tableur de suivi partagé entre les cuisines |
|---|---|---|
| Point de départ du calcul | La ligne de facture extraite, avec sa quantité et son montant hors taxes | La saisie manuelle, recopiée à partir du document reçu |
| Temps par campagne | Les lignes sont déjà classées quand la campagne ouvre | Deux à quatre semaines d’un agent expérimenté |
| Fréquence du relevé | Recalcul du taux à chaque dépôt de pièces | Une mise à jour quand quelqu’un trouve le temps de saisir |
| Règle de non cumul | Appliquée automatiquement, une ligne comptée une seule fois | À tenir de tête, première cause de taux surestimé |
| Consolidation multi-sites | Vue par cuisine et vue consolidée de l’entité, sans double compte | Un onglet par cuisine et une somme finale fragile |
| Prix des substitutions | Points de taux et surcoût en centimes par repas, chiffrés | Aucun prix, l’arbitrage se fait à l’intuition |
| Piste d’audit | Justificatif rattaché à chaque ligne, dossier exportable | Le classeur de factures, à ressortir carton par carton |
| Fichier de télédéclaration | Généré par site, en série pour toutes les cuisines | Report manuel des totaux dans le formulaire |
| Continuité du suivi | Le dictionnaire produits et les arbitrages restent dans l’outil | La formule part avec l’agent qui l’a écrite |
| Coût | 49 à 349 euros hors taxes par mois selon le palier | Gratuit en licence, coûteux en temps d’agent |
Ce que le tableur fait très bien
Il faut lui rendre justice : un tableur bien tenu est un excellent outil de suivi. Il accepte n’importe quelle colonne, il se plie à votre nomenclature de familles, il s’ouvre sans mot de passe et il ne dépend d’aucun abonnement. Pour une cuisine unique qui achète chez deux fournisseurs, quelques dizaines de lignes par mois suffisent à tenir un taux honnête, et la personne qui saisit connaît ses produits par coeur. Beaucoup de services obtiennent ainsi une visibilité correcte, à condition que la saisie ne s’interrompe jamais.
Son vrai avantage est ailleurs : il oblige à comprendre le calcul. Un responsable qui a construit lui-même sa formule de pourcentage en valeur hors taxes sait exactement ce qu’il déclare, et ce savoir ne se perd pas. Nous conseillons d’ailleurs de commencer par là quand personne dans le service n’a encore manipulé la notion de famille de qualité. Le tableur est un bon apprentissage. Il devient un piège quand il sert de système d’information à six cuisines.
Là où il décroche : la ligne de facture
Le point de rupture est toujours le même, et il est mécanique. Une facture de grossiste porte soixante lignes, dont huit comptent. Personne ne recopie soixante lignes par facture, dix fois par mois, pour six cuisines. Alors on saisit des totaux, on regroupe par fournisseur, on estime une part de produits de qualité, et le taux obtenu devient une opinion. Il survivra à une réunion de service, pas à une demande de la préfecture qui réclame le détail des achats retenus sur l’exercice.
La seconde fragilité tient au non cumul. Dans un tableur, rien n’empêche de cocher deux familles pour le même yaourt biologique sous indication géographique, et rien ne signale l’erreur. Le pourcentage monte, la satisfaction aussi, et l’écart avec le chiffre réellement justifiable se creuse. Nous voyons régulièrement des services qui se croyaient à 34 pour cent et qui, une fois les lignes reconstituées, se situaient sous 25. Il vaut mieux le découvrir en novembre qu’au moment de transmettre.
Le coût que personne ne budgète
Le tableur est gratuit, le temps d’agent ne l’est pas. Deux à quatre semaines de reclassement par campagne, sur un poste de responsable de restauration, représentent une charge que la collectivité paie sans jamais l’inscrire dans une ligne budgétaire. Et cette charge tombe en janvier, exactement quand le service prépare les commissions de menus et le budget primitif. Le calcul devient limpide dès que l’on rapproche ces semaines du montant annuel d’un abonnement, qui reste très en deçà du seuil de 40 000 euros hors taxes.
Il y a un risque plus discret : la dépendance à une personne. Le fichier de suivi contient des formules, des règles implicites et des choix jamais écrits. Le jour où l’agent qui l’a conçu part en retraite ou change de collectivité, son successeur hérite d’un classeur qu’il n’ose pas modifier et repart souvent d’une feuille blanche. Ce qui est mémorisé dans un dictionnaire produits partagé, à l’inverse, survit aux mouvements de personnel.
Quand l’alternative reste le bon choix
Si vous gérez un seul restaurant scolaire, sous deux cents repas par jour, avec un grossiste principal et un maraîcher, et qu’un agent tient la saisie sans faillir, le tableur reste le bon choix : il ne coûte rien, il suffit à voir venir, et notre palier Réfectoire ne se justifie que si vous voulez le relevé permanent et la piste d’audit rattachée. C’est également le bon outil pour une première année d’apprentissage, avant de savoir combien de lignes vous traitez réellement.
Le verdict
Le tableur calcule un taux, il ne pilote pas un territoire. Dès que vous déclarez pour plus de deux cuisines, la charge de saisie devient le facteur limitant et le chiffre obtenu cesse d’être justifiable ligne à ligne. Cantiline reprend cette saisie et laisse au service ce qui demande du jugement : trancher les exceptions, choisir les substitutions et défendre la trajectoire devant le conseil.
Questions frequentes
- Peut-on reprendre notre fichier de suivi existant ?
- Oui, et c’est souvent utile pour recouper la première campagne. Vos colonnes servent de point de comparaison avec le taux recomposé à partir des lignes de facture, et l’écart constaté vous dit tout de suite quelles familles étaient surestimées. La reprise des deux dernières campagnes est comprise à partir du palier Cuisine centrale.
- Notre tableur est-il faux pour autant ?
- Pas nécessairement faux, mais rarement justifiable. Un taux calculé sur des totaux fournisseurs peut tomber juste par compensation. Le problème apparaît le jour où il faut montrer les lignes qui composent le pourcentage et la pièce d’achat derrière chaque ligne. C’est cette remontée que le tableur ne permet pas, sauf à ressortir le classeur de factures.
- Et si nous gardons le tableur en parallèle ?
- Beaucoup de services le font la première année, le temps de prendre confiance. Vous exportez les lignes classées au format tableur quand vous le souhaitez, avec le montant hors taxes et la famille retenue pour chacune. Passé deux campagnes, la double tenue s’arrête d’elle-même, parce que plus personne n’a envie de ressaisir ce qui est déjà classé.
Cantiline ou le tableur de suivi partagé, que choisir
Le tableur calcule un taux, il ne pilote pas un territoire. Dès que vous déclarez pour plus de deux cuisines, la charge de saisie devient le facteur limitant et le chiffre obtenu cesse d’être justifiable ligne à ligne. Cantiline reprend cette saisie et laisse au service ce qui demande du jugement : trancher les exceptions, choisir les substitutions et défendre la trajectoire devant le conseil.